Huishoudelijk Reglement Vereniging Ouders StAntoniusschool

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

ALGEMEEN
Artikel 1
Op verzoek ontvangen de ouders kosteloos per post of e-mail een exemplaar van de statuten en van het huishoudelijk reglement van de secretaris van de oudervereniging.

TAKEN EN BEVOEGDHEDEN
Artikel 2
De leden van de oudervereniging hebben het recht de school te betreden, indien hun komst in verband staat met de werkzaamheden van de oudervereniging.
Artikel 3
Het bestuur van de oudervereniging kan één lid als waarnemer afvaardigen naar de
vergadering van de onderwijsgevenden. De waarnemer wordt als toehoorder toegelaten tot
de vergadering tenzij de vergadering geheel of gedeeltelijk besloten wordt verklaard.

SAMENSTELLING, ZITTINGSTERMIJN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
Artikel 4
Het bestuur van de vereniging bestaat tenminste uit vijf natuurlijke personen. Het aantal
leden van het bestuur moet altijd oneven zijn. Het bestuur kiest uit hun midden een
voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Zij vormen het dagelijks bestuur. Het
dagelijks bestuur kan eventueel uitgebreid worden met een vice-voorzitter.
Het dagelijks bestuur verricht voorbereidende en uitvoerende werkzaamheden t.b.v. het
bestuur en draagt zorg voor de communicatie met het team en de medezeggenschapsraad.
1. Het dagelijks bestuur komt zo vaak bijeen als dat voor het verrichten van de
werkzaamheden noodzakelijk is, doch bij voorkeur in elk geval voorafgaand aan en
ter voorbereiding van een bestuursvergadering.
2. De voorzitter leidt de vergaderingen voor zowel bestuur als dagelijks bestuur en
tekent, met de secretaris, de notulen van voorgaande vergadering nadat deze door
de leden c.q. het bestuur zijn goedgekeurd. Hij/zij draagt zorg voor naleving van de
statuten en het huishoudelijk reglement. De voorzitter stelt aan het begin van ieder
schooljaar een kalender samen waarin datum, tijd en plaats van de
Bestuursvergaderingen worden vermeld. Deze wordt ter goedkeuring aan het bestuur
van de oudervereniging voorgelegd. Bij zijn/haar afwezigheid worden de taken van
de voorzitter waargenomen door de vooraf gekozen vice-voorzitter.
3. De secretaris maakt notulen van de vergadering en stelt de agenda op voor de
vergaderingen, in overleg met het dagelijks bestuur. Een week voor de geplande
vergadering zend hij/zij alle leden de stukken opdat deze de gelegenheid krijgen om
bepaalde punten nog op te nemen binnen de agenda van de daaropvolgende
vergadering.
Tevens verzorgt hij/zij alle externe correspondentie voor zover deze niet aan een
ander bestuurslid is opgedragen. Hij/zij bewaart het archief, waarin alle ingekomen
stukken en afschriften van uitgaande stukken zijn opgenomen. De ingekomen
stukken worden door de secretaris op de vergadering overlegd en desgewenst
voorgelezen.
Hij/zij ontwerpt het jaarverslag van de oudervereniging en legt dit ter goedkeuring
aan het bestuur voor; na goedkeuring wordt dit jaarverslag tevens aan alle ouders
voorgelegd ter informatie.
Bij zijn/haar afwezigheid wordt in onderling overleg een van de overige aanwezige
bestuursleden als vervanger aangewezen, middels een alfabetisch roulatiesysteem,
die door de voorzitter wordt bewaakt.
4. De penningmeester beheert namens het bestuur de financiën van de vereniging.
Hij/zij int de gelden en doet, behoudens delegatie aan derden, de betalingen voor
kleine dagelijkse uitgaven met een maximum van € 250,00 per maand. Hij/zij draagt
zorg voor een nauwkeurige boekhouding en ziet erop toe dat er voor elke uitgave een bewijsstuk aanwezig is. Deze stukken worden maximaal 5 jaar bewaard. Niet onmiddellijk benodigde gelden worden op de (Post)bankrekening gestort van de oudervereniging. Hij/zij is verplicht het bestuur ten alle tijden inzage van kas en bescheiden te geven.
Hij/zij ontwerpt de begroting voor het volgende schooljaar en dient deze tijdig in bij
de voorzitter. Bij overschrijding van de begroting bij planning van activiteiten, moet
vooraf toestemming worden gevraagd aan het bestuur. Tevens dient hij/zij tijdig voor
het einde van ieder schooljaar bij de voorzitter de rekening en verantwoording in
over het afgelopen schooljaar. De penningmeester is verplicht de
kascontrolecommissie alle door haar gewenste inlichtingen te verstrekken.
Artikel 5
De zitting van de leden van het bestuur is 3 jaar. De herverkiezing van een bestuurslid vindt automatisch plaats. Dit betekent dat indien een bestuurslid na 3 jaar niet aangeeft het
bestuur te willen verlaten, dat hij of zij automatisch wordt herverkozen.
In tussentijdse vacatures wordt uiterlijk bij de eerstvolgende jaarvergadering voorzien.
Zodra leden niet langer tot de geleding van de ouders behoren, treden zij af op de
eerstvolgende bestuursvergadering.

ALGEMENE VERGADERINGEN
Artikel 6
Het bestuur vergadert in beginsel in het openbaar. Indien de agenda hiertoe aanleiding geeft of indien het bestuur op voorstel van een der aanwezige leden hiertoe besluit, vindt de vergadering plaats in beslotenheid.
Artikel 7
Het bestuur vergadert zo vaak als dit nodig wordt geacht op tijdstippen die in onderling
overleg worden bepaald aan het begin van het jaar. Indien tenminste 5 leden hierom verzoeken roept de voorzitter, binnen 2 weken nadat dit verzoek kenbaar wordt gemaakt, een extra vergadering van het bestuur bijeen.
Artikel 8
Tenminste 1 week voorafgaand aan de vergadering doet de secretaris zowel notulen als
agendapunten aan alle leden van het bestuur toekomen. Men heeft tot uiterlijk de aanvang
van de vergadering de gelegenheid om punten aan de agenda toe te voegen. Het is aan de
voorzitter om te bepalen of bepaalde zaken wel of niet toegevoegd worden aan de agenda,
bij voorkeur maar niet noodzakelijkerwijs op basis van consensus met de overige
bestuursleden. Aan het einde van de vergadering moet de voorzitter alle aanwezigen de
mogelijkheid geven vragen te stellen over zaken die niet op de agenda zijn gekomen.
Artikel 9
Ieder bestuurslid dient zich voortijdig af te melden (bij de secretaris) voor een vergadering
indien hij/zij verhinderd is. Indien een bestuurslid 3 achtereenvolgende vergaderingen
afwezig is, dan wel 2 keer zich niet afmeld voor een vergadering, heeft het bestuur van de
vereniging het recht om in overleg met het bestreffende bestuurslid, hem/haar van haar
taken te ontheffen indien de continuïteit van het bestuur hiermee gewaarborgd kan worden.
Artikel 10
1. Het bestuur kan slechts besluiten nemen indien tenminste de helft plus 1 van het
aantal stemhebbende leden aanwezig is.
2. Besluiten worden genomen op basis van consensus. Slechts bij hoge uitzondering
wordt er gestemd. Als er gestemd wordt is artikel 10, lid 3 van toepassing.
3. Over personen wordt schriftelijk, over zaken mondeling gestemd. Besluiten over
zaken worden genomen bij meerderheid, de helft plus 1, van stemmen. Bij het
bepalen van de meerderheid der uitgebrachte stemmen, wordt het aantal
stemonthoudingen niet meegeteld.


COMMISSIES
Artikel 11
Ten behoeve van het doel van de vereniging heeft het bestuur van de vereniging de
bevoegdheid commissies in te stellen die bepaalde projecten voor het bestuur gaan
uitvoeren. In deze commissies kunnen leden, buitengewone leden alsmede donateurs of
onderwijsgevenden zitting hebben, waarbij de voorkeur geniet dat minimaal één bestuurslid als afgevaardigde naar het bestuur optreedt. De commissies zullen hun plannen ter goedkeuring aan het bestuur van de vereniging voorleggen. De commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur en brengen verslag uit van hun activiteiten gedurende bestuursvergaderingen. Indien er geen bestuurslid inde betreffende commissie zitting heeft zal één van de bestuursleden worden aangewezen als liaison. De commissies zullen schriftelijk de gegevens aanleveren die noodzakelijk zijn voor het jaarverslag.

GELDMIDDELEN
Artikel 12
1. Conform de statuten(artikel 8 lid 2) wordt op de jaarlijkse algemene vergadering de
contributie (ouderbijdrage) voor het komend schooljaar vastgesteld en ter goedkeuring
aan de medezeggenschapsraad voorgelegd. Het vastgestelde bedrag aan contributie is in
beginsel verschuldigd voor elk door de ouder bij de school ingeschreven kind.
2. De contributie dient binnen drie maanden na aanvang van het boekjaar te zijn
overgemaakt op de rekening van de vereniging.
a. Indien niet is voldaan aan de verplichting de contributie (ouderbijdrage) te betalen, zal in de eerste week van november een eerste aanmaning volgen.
b. Indien niet wordt voldaan aan de betalingsverplichting na het sturen van de eerste
aanmaning, zal een tweede aanmaning aangetekend verstuurd worden vóór aanvang
van het kerstverlof.
c. Indien niet is voldaan aan de betalingsverplichting op 31 januari van het lopende
boekjaar, zal de voorzitter persoonlijk contact opnemen met betrokken lid. De
voorzitter zal de inhoud van dit gesprek, met in achtneming van de wet registratie
persoonsgegevens, bespreken met het bestuur, waarna het bestuur kan besluiten
dispensatie te verlenen of het betrokken lid te schorsen/ontzetten.
3. In de aanmaning dient te worden opgenomen wat de consequenties zullen zijn bij
aanhoudende wanbetaling. Ook in het persoonlijk onderhoud dient de voorzitter het
betrokken lid hiervan nogmaals te informeren c.q. te doordringen.
4. De consequentie van aanhoudende wanbetaling kan betekenen dat de kinderen van
betrokken lid worden uitgesloten van activiteiten die door de vereniging worden
georganiseerd.
a. Indien dit activiteiten betreft die buiten schooltijd vallen impliceert dat direct dat het
lid zelf verantwoordelijk is voor buitenschoolse opvang.
b. Indien dit activiteiten betreft die in schooltijd vallen, impliceert dat direct dat de
school verantwoordelijk is voor de opvang van de kinderen.
5. Uitgangspunt bij de contacten tussen wanbetalers, verenigings- en schoolbestuur is het overtuigen van de wanbetalers dat noch de school, noch de oudervereniging het wenselijk vinden om kinderen uit te sluiten van activiteiten, edoch dat de financiële situatie van de
vereniging gewaarborgd dient te worden.
6. In geval van schorsing of ontzetting zullen de ouders, verzorgers of wettelijke
vertegenwoordigers hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld. De ouders,
verzorgers of wettelijke vertegenwoordigers zullen zelf de betreffende kinderen van dit
besluit op de hoogte dienen te stellen, alsmede de consequenties.

SLOTBEPALINGEN
Artikel 13
In alle gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.